12+
→ Учет движения документов и отчеты в сэд

Учет движения документов и отчеты в сэд

страница 1

Учет движения документов и отчеты в СЭД

Документ — основная единица информации, и все существование системы документооборота посвящены хранению документа, его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности.


В любой компании есть возможность воздействовать не только на начало процесса, но и на его движение благодаря учету движения документов, их прохождения через различные стадии .

Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу.

Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.

Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.

В СЭД регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера. Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.

Обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:

автор документа;

название вида документа;

дата документа;

индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;

заголовок документа или его краткое содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения;

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;

номер дела по номенклатуре дел.


Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов:

исполнители;

расписка исполнителя в получении документа;

ход исполнения;

приложения и др.
Основными факторами, влияющими на скорость документооборота компании, являются принципы и стиль управления, которых придерживается руководитель. Они реализуются в том числе с помощью простой управленческой техники – оформления резолюций.

Резолюцией определяется дальнейший путь движения документа, время его получения подразделением и исполнителем,

Автор резолюции определяет контрольные сроки исполнения документа, ответственных за контролем исполнения документа, непосредственных исполнителей документа.

Посмотреть на результаты документооборота можно с помощью отчетов.

Отчеты условно можно разделить на две большие группы:


  • Оперативные. Они выводятся или ежедневно или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную картину информации для оперативного управления.

Индивидуальные отчеты представляют собой сводку работ, находящихся в компетенции того или иного должностного лица. Сводный отчет - это список работ, находящихся в стадии завершения на заданный период времени.

Сводные отчеты для общего контроля за процессом делопроизводства. Индивидуальные отчеты поступают непосредственно к исполнителям или контролирующим лицам



  • Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. Аналитические отчеты выдают информацию о проделанной работе. Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год.

В программе предусмотрен весьма гибкий механизм по анализу документооборота. Имеется возможность получения различных отчетов, начиная от простой справки, например, где находится или находился конкретный документ на ту или иную дату с точностью до организации, отдела и сотрудника, и заканчивая построением аналитических таблиц по адресату, по типам документов, типам движения.

Анализ документооборота по адресату представляет из себя подробный отчет о движении документов. В форме отчета можно указать детализацию формирования: только списком, списком по отделам и работникам, или развернутым списком с детализацией по движениям. Также, возможно выбрать конкретный отдел и работника, и формировать отчет только по ним. Если же указать определенный вид движения, например, «Получение документа для контроля», то отчет сформируется только по тем документам, которые указанный работник получал именно по этому виду движения. Различные комбинации условий позволяют формировать различные запросы: так, если указать только вид движения и не указать работника и отдел, то отчет покажет всех, кто получал документы по указанному виду движения.
страница 1



Полное или частичное воспроизведение материалов сайта возможно только при наличии активной гиперссылки: http://www.fozz.refdt.ru